Das passende Veranstaltungsformat beginnt mit dem richtigen Ziel
Workshop, Seminar oder Tagung – welches Veranstaltungsformat ist eigentlich das richtige? Diese Frage stellt sich häufig ganz am Anfang der Eventplanung. Denn vielleicht steht bereits fest, dass dein Team zusammenkommen soll, welche Personen teilnehmen und sogar, wann die Veranstaltung stattfinden soll. Doch wie der gemeinsame Tag gestaltet wird, ist noch offen.
Die Entscheidung sollte dabei nicht allein von der Teilnehmerzahl oder der verfügbaren Raumgröße abhängen. Viel wichtiger ist die Frage: Was möchtest du mit deiner Veranstaltung erreichen?
Sollen gemeinsam neue Ideen entstehen? Möchtest du Wissen vermitteln? Oder stehen verschiedene Vorträge, Informationen und der Austausch untereinander im Mittelpunkt?
Genau hier unterscheiden sich Workshop, Seminar und Tagung voneinander.
Workshop, Seminar oder Tagung: Wo liegt der Unterschied?
Auf den ersten Blick wirken die verschiedenen Veranstaltungsformate ähnlich. Schließlich kommen bei allen Menschen zusammen, um sich mit einem bestimmten Thema zu beschäftigen. Der entscheidende Unterschied liegt jedoch darin, wie gearbeitet wird und welches Ziel die Veranstaltung verfolgt.
Vereinfacht lässt es sich so zusammenfassen:
Workshop = gemeinsam erarbeiten
Bei einem Workshop steht die aktive Mitarbeit der Teilnehmenden im Mittelpunkt.
Seminar = Wissen vermitteln und vertiefen
Bei einem Seminar geht es hauptsächlich darum, neues Wissen aufzunehmen, zu diskutieren und anzuwenden.
Tagung = informieren, austauschen und vernetzen
Eine Tagung verbindet häufig verschiedene Vorträge oder Themenblöcke mit gemeinsamen Pausen und Möglichkeiten zum Austausch.
Die Grenzen zwischen den Formaten können in der Praxis natürlich fließend sein. Eine Tagung kann beispielsweise Workshop-Phasen enthalten und auch ein Seminar kann sehr interaktiv gestaltet werden.
Wann ist ein Workshop das richtige Veranstaltungsformat?
Ein Workshop eignet sich besonders dann, wenn die Teilnehmenden aktiv an einem Thema arbeiten sollen.
Das kann beispielsweise die Entwicklung einer neuen Strategie, die Erarbeitung von Ideen oder die gemeinsame Lösung einer konkreten Herausforderung sein.
Im Gegensatz zu einer klassischen Präsentation hören die Teilnehmenden also nicht hauptsächlich zu. Sie diskutieren, entwickeln, schreiben, präsentieren und arbeiten miteinander.
Entsprechend wichtig ist ein Raum, der diese Zusammenarbeit ermöglicht. Flexible Tische und Stühle können beispielsweise dabei helfen, zwischen gemeinsamer Diskussion und Arbeit in kleineren Gruppen zu wechseln.
Auch Flipcharts, Whiteboards, Moderationsmaterialien oder Präsentationstechnik können je nach Workshop sinnvoll sein.
Ein Workshop passt besonders gut, wenn:
- gemeinsam Ideen oder Lösungen entwickelt werden sollen,
- die aktive Mitarbeit aller Teilnehmenden gewünscht ist,
- Gruppenarbeiten vorgesehen sind,
- Ergebnisse am Ende des Tages präsentiert werden sollen,
- oder ein Team intensiv an einem bestimmten Thema arbeiten möchte.
Dabei gilt: Der Raum sollte die Zusammenarbeit unterstützen und nicht vorgeben, wie gearbeitet werden muss.
Wann eignet sich ein Seminar?
Bei einem Seminar steht stärker die Vermittlung und Vertiefung von Wissen im Vordergrund.
Eine Referentin oder ein Referent vermittelt beispielsweise neue Inhalte, die anschließend besprochen, hinterfragt oder in Übungen angewendet werden können.
Das bedeutet allerdings nicht, dass ein Seminar ausschließlich aus Frontalunterricht bestehen muss. Fragen, Diskussionen und kleinere Gruppenarbeiten können genauso dazugehören.
Für die Raumplanung spielt deshalb vor allem der geplante Ablauf eine Rolle. Sollen die Teilnehmenden hauptsächlich einer Präsentation folgen? Müssen sie währenddessen mit Unterlagen oder Laptops arbeiten? Sind Übungen oder Gruppenarbeiten vorgesehen?
Davon hängt unter anderem ab, welche Bestuhlung sinnvoll ist und wie viel Arbeitsfläche benötigt wird.
Auch eine gute Sicht auf Präsentationen sowie die passende Veranstaltungstechnik sind bei Seminaren besonders wichtig. Bei längeren Veranstaltungen sollten zudem ausreichend Pausen eingeplant werden.
Wann ist eine Tagung die richtige Wahl?
Eine Tagung eignet sich besonders für Veranstaltungen mit einem klar strukturierten Programm und mehreren inhaltlichen Schwerpunkten.
So können beispielsweise verschiedene Referierende zu Wort kommen, Ergebnisse vorgestellt, aktuelle Entwicklungen besprochen oder mehrere Themen nacheinander behandelt werden.
Neben den eigentlichen Inhalten spielt bei einer Tagung häufig auch der Austausch zwischen den Teilnehmenden eine wichtige Rolle. Gerade die Zeit zwischen einzelnen Programmpunkten bietet Gelegenheit für Gespräche und Networking.
Bei der Planung sollten deshalb nicht nur die Vorträge selbst berücksichtigt werden. Auch ausreichend Pausen, Catering, Veranstaltungstechnik und ein sinnvoller zeitlicher Ablauf tragen zu einer gelungenen Tagung bei.
Besonders bei einem längeren Veranstaltungstag lohnt es sich, die einzelnen Programmpunkte so zu planen, dass konzentrierte Arbeitsphasen und Erholung miteinander wechseln.
Nicht die Personenzahl entscheidet über Workshop, Seminar oder Tagung
Ein häufiger Gedanke bei der Eventplanung lautet: Kleine Gruppe gleich Workshop, große Gruppe gleich Tagung.
Ganz so einfach ist es jedoch nicht.
Auch 20 oder 30 Personen können an einer Tagung teilnehmen. Gleichzeitig kann eine größere Gruppe in kleinere Workshop-Gruppen aufgeteilt werden.
Die Teilnehmerzahl ist deshalb zwar wichtig für die Wahl des Raumes und der Bestuhlung, entscheidet aber nicht automatisch über das Veranstaltungsformat.
Viel hilfreicher sind zwei andere Fragen:
Was sollen die Teilnehmenden am Ende der Veranstaltung wissen, können oder gemeinsam erreicht haben?
Und:
Wie aktiv sollen sie während der Veranstaltung eingebunden werden?
Wer diese beiden Fragen beantworten kann, kommt der Entscheidung zwischen Workshop, Seminar oder Tagung meist schon einen großen Schritt näher.
Workshop, Seminar oder Tagung? Eine kleine Entscheidungshilfe
Manchmal hilft ein direkter Vergleich:
| Dein Ziel | Passendes Veranstaltungsformat |
|---|---|
| Gemeinsam Ideen entwickeln | Workshop |
| Lösungen für eine konkrete Herausforderung erarbeiten | Workshop |
| Intensive Mitarbeit und Gruppenarbeit ermöglichen | Workshop |
| Wissen vermitteln und vertiefen | Seminar |
| Lernen mit Übungen und Rückfragen verbinden | Seminar |
| Mehrere Themen oder Vorträge präsentieren | Tagung |
| Informationen und fachlichen Austausch verbinden | Tagung |
| Networking ermöglichen | Tagung |
Diese Einteilung ist jedoch keine starre Regel.
Gerade bei modernen Business Events können unterschiedliche Formate miteinander kombiniert werden. Eine Tagung kann beispielsweise morgens mit Vorträgen beginnen und nachmittags in kleinere Workshops übergehen.
Entscheidend ist deshalb weniger die Bezeichnung auf der Einladung als die Frage, welches Format die Ziele deiner Veranstaltung am besten unterstützt.
Der Veranstaltungsraum sollte zum Format passen
Wenn feststeht, was während des Events passieren soll, wird auch die Wahl des passenden Veranstaltungsraums deutlich einfacher.
Bei einem Workshop kann Flexibilität besonders wichtig sein. Für ein Seminar werden möglicherweise Arbeitsplätze und gute Sichtverhältnisse benötigt. Bei einer Tagung stehen wiederum ausreichend Sitzplätze, Veranstaltungstechnik und ein reibungsloser Ablauf stärker im Mittelpunkt.
Deshalb sollten bei der Raumauswahl verschiedene Faktoren gemeinsam betrachtet werden:
- Teilnehmerzahl
- Veranstaltungsformat
- gewünschte Bestuhlung
- benötigte Arbeitsfläche
- Veranstaltungstechnik
- Catering und Pausen
- geplanter Ablauf
Nicht der größte Raum ist automatisch der beste. Entscheidend ist, dass Raum, Ausstattung und Veranstaltungsziel miteinander harmonieren.
Noch unsicher, welches Veranstaltungsformat zu deinem Ziel passt?
Gerade wenn du nicht regelmäßig Veranstaltungen organisierst, musst du nicht bereits bei der ersten Anfrage jede Einzelheit festgelegt haben.
Vielleicht weißt du zunächst nur: Wir möchten mit unserem Team einen produktiven Tag verbringen, gemeinsam an bestimmten Themen arbeiten und zwischendurch Ergebnisse präsentieren.
Auch daraus lässt sich gemeinsam ein passendes Veranstaltungskonzept entwickeln.
Im Ebbtron schauen wir deshalb mit dir auf die Teilnehmerzahl, das Ziel deiner Veranstaltung, den geplanten Ablauf sowie die benötigte Ausstattung. Anschließend können Raumgröße, Bestuhlung und Technik passend dazu geplant werden.
Denn am Ende sollte sich nicht dein Event an den Raum anpassen müssen – der Raum sollte dein Event bestmöglich unterstützen.
Erst das Ziel, dann das Veranstaltungsformat
Ob Workshop, Seminar oder Tagung: Das richtige Format hängt vor allem davon ab, was du mit deiner Veranstaltung erreichen möchtest.
Sollen deine Teilnehmenden gemeinsam etwas entwickeln, bietet sich ein Workshop an. Möchtest du Wissen vermitteln und vertiefen, kann ein Seminar die richtige Wahl sein. Stehen verschiedene Inhalte, Vorträge und der gemeinsame Austausch im Vordergrund, passt häufig eine Tagung.
Wer zuerst das Ziel definiert und anschließend Raum, Bestuhlung, Technik und Ablauf darauf abstimmt, schafft eine gute Grundlage für ein erfolgreiches Business Event.
Und wenn du dir bei dieser Entscheidung noch unsicher bist, lohnt sich eine frühzeitige Abstimmung mit der Eventlocation. Oft lässt sich bereits in einem kurzen Gespräch herausfinden, welcher Rahmen am besten zu deinen Vorstellungen passt.
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